EngageLayer Export · Visión general del producto
El asistente de IA para responsables de exportación
Lleve cada operación: de la primera consulta al pedido recurrente
EngageLayer Export automatiza la parte operativa de cada operación de exportación: procesa las consultas entrantes, prepara las ofertas, mantiene bajo control la documentación, la logística y los cobros — y cada mañana entrega una lista priorizada de todas las operaciones. Su ERP, su CRM y su correo se quedan como están. La configuración la hace nuestro equipo.
Cada correo, cada documento y cada acuerdo queda vinculado a su operación: nada se pierde en la correspondencia.
El sistema coteja la factura, el Packing List y las condiciones de la operación antes de la expedición, y reduce el riesgo de retrasos, penalizaciones y sobreestadías.
El sistema sigue el ciclo de pedido de cada cliente y avisa con antelación del momento adecuado para el seguimiento.
EngageLayer Export es un asistente de IA para responsables de exportación. Lee el correo y los documentos, guarda las condiciones de cada operación en una sola ficha, redacta ofertas y respuestas, coteja la documentación de exportación antes de la expedición y controla los cobros y los ciclos de pedido recurrente — sobre el ERP, el CRM y el correo que la empresa ya utiliza.
Vender es el 20 % del trabajo de un responsable de exportación. El otro 80 % es operativa.
En cuanto se confirma el pedido empieza la parte más laboriosa: producción, documentación, logística, aduanas, cobros. Buena parte de ese trabajo se sigue haciendo a mano, entre el correo, Excel y llamadas de teléfono.
Tareas operativas habituales de un responsable de exportación
Por separado son tareas rutinarias; juntas son el mayor sumidero del tiempo de trabajo del equipo. Cada una que se escapa tiene un coste medible: una expedición retrasada, sobreestadías, penalizaciones, un compromiso incumplido con el cliente o un pedido recurrente perdido.
Qué cambia con EngageLayer Export
- Lo acordado está repartido en decenas de correos: las condiciones vigentes se reconstruyen a mano
- Los documentos se revisan a mano, línea a línea: de 30 a 60 minutos por expedición
- La empresa se entera del retraso de una expedición por el cliente
- Preparar una oferta lleva horas: los datos se sacan de tarifas y de archivos antiguos
- El momento del pedido recurrente se lleva de memoria y casi siempre se detecta tarde
- Todas las condiciones de la operación, en una sola ficha y con el historial completo de cambios
- Los documentos se cotejan solos: las discrepancias se ven antes de la expedición
- Las desviaciones se detectan primero, con el mensaje al cliente ya redactado
- Un borrador de oferta en minutos, a partir de las tarifas y las condiciones vigentes de la empresa
- El sistema avisa con antelación de cuándo se abre la ventana de recompra
Un espacio de trabajo sobre los sistemas que su empresa ya utiliza
EngageLayer Export no sustituye su ERP, su CRM, su contabilidad ni sus sistemas de almacén, y tampoco exige sustituirlos. Conecta los datos que hoy están fragmentados: correo, documentos, estados, plazos y acuerdos.
Sus sistemas actuales siguen haciendo su trabajo: el ERP lleva la contabilidad, el CRM guarda los clientes y el correo entrega los mensajes. EngageLayer Export construye con sus datos una imagen actualizada de cada operación y determina las siguientes acciones. Los registros se quedan en sus sistemas de referencia; el trabajo del día a día ocurre en un único espacio.
Las decisiones siguen siendo de su equipo
La IA detecta, prepara y recomienda, pero nada relevante se envía ni se confirma sin la aprobación de la persona responsable:
- Los correos y las ofertas los envía el gestor, después de revisar el borrador
- Los documentos críticos los aprueba la persona responsable
- Cada valor muestra su origen, su fecha y el nivel de confianza del sistema
- Queda un historial completo de acciones y decisiones para control y auditoría
La jornada empieza con una pregunta ya respondida: «¿Qué necesita atención hoy?»
En lugar de tablas resumen y listados de operaciones, una vista priorizada de toda la cartera: incidencias críticas, riesgos y acciones programadas. Cada punto llega con un siguiente paso concreto.
- CríticoABC Trading · Pedido EXP-147La cantidad del Packing List no coincide con la de la factura.→ Revisar la documentación antes de la expedición
- AtenciónNordic Distribution · Expedición EXP-138La ETA se retrasa 3 días.→ Avisar al cliente — borrador listo
- SeguimientoDelta Panels BV · Oferta #428Sin respuesta desde hace 6 días.→ Enviar un recordatorio
- OportunidadEuroBuild GmbH · CuentaSe ha alcanzado la ventana habitual de recompra.→ Contactar con el cliente
Un clic más arriba: todas las operaciones, todos los gestores
El mismo espacio de trabajo pasa de la vista personal del día a toda la cartera: operaciones por etapa y por gestor, con los riesgos y los importes a la vista.
Tiene 7 operaciones de exportación activas. 2 requieren atención inmediata · 1 expedición va con retraso · 1 discrepancia documental detectada · 2 clientes esperan seguimiento · 1 cliente ha entrado en la ventana de recompra.
- «Todas las operaciones a la espera de documentos»: respuesta inmediata
- «Cobros vencidos y cuánto llevan de retraso»: una lista ya hecha
- «Un resumen de ABC Trading del último semestre»: en una sola consulta
- El responsable del equipo ve el cuadro completo sin pedir actualizaciones a los gestores
Un solo sistema acompaña la operación en las diez etapas
De la primera consulta al pedido recurrente. En cada etapa, EngageLayer Export asume una parte concreta del trabajo.
| № | Etapa de la operación | Qué hace EngageLayer Export |
|---|---|---|
| 1 | Consulta entrante | Analiza el correo, filtra el spam, crea la ficha de lead y redacta la respuesta |
| 2 | Detección de necesidades | Extrae los requisitos de correos y adjuntos, detecta las lagunas y prepara las preguntas |
| 3 | Oferta | Monta un borrador de oferta con sus tarifas y sus condiciones, en minutos |
| 4 | Negociación | Recuerda cada acuerdo, sigue los cambios de condiciones y avisa de los seguimientos |
| 5 | Ejecución del pedido | Crea la lista de control del pedido, vigila los plazos y propone los siguientes pasos |
| 6 | Documentación de exportación | Conoce el juego de documentos exigido y los coteja entre sí y con las condiciones de la operación |
| 7 | Logística | Prepara la solicitud de flete y compara las ofertas de los transportistas |
| 8 | Entrega | Sigue el envío, detecta los retrasos y redacta los mensajes al cliente |
| 9 | Cierre de la operación | Controla el POD, los cobros y los saldos pendientes, y compila el resumen de la operación |
| 10 | Pedido recurrente | Calcula el ciclo de pedido del cliente y lo señala a tiempo |
Respuestas rápidas a las consultas y ofertas ágiles: ni consultas perdidas ni negociaciones olvidadas.
Pedido, documentación, logística y entrega bajo control, sin cotejos manuales.
Cerrar los cobros y llegar a tiempo al pedido recurrente.
Cada consulta cualificada, estructurada y lista para responder
Las consultas llegan desde la web, el correo y las ferias, casi siempre en formato libre. El sistema las estructura en fichas de lead sin que intervenga ningún gestor.
De una consulta sin estructurar a una ficha de lead
“Hello, we are interested in your products for our distribution business in UAE. Please send catalogue and prices.”
- Empresa
- ABC Trading LLC
- País
- EAU
- Tipo de cliente
- Distribuidor
- Interés de producto
- Grupo de producto A
- Origen
- Web
- Falta
- Volumen anual / aplicación
- Recomendación
- Hacer 3 preguntas de cualificación — borrador listo
- Filtra el spam y las peticiones irrelevantes antes de que lleguen al gestor
- Detecta el idioma, el país, el tipo de cliente y el interés de producto
- Crea el perfil de la empresa en un clic, sin búsqueda manual
- Señala qué información falta para poder calcular
- Redacta la primera respuesta en el idioma del cliente
- Sin volver a teclear los datos de los correos: la estructura se crea sola
- Los parámetros que faltan se ven antes del cálculo, no después
- Las discrepancias con la gama o con la certificación quedan resaltadas
- Las preguntas de aclaración al cliente, como borrador de correo listo para enviar
Procesamiento de adjuntos: Excel, PDF, especificaciones y planos
Listas de referencias, especificaciones, planos, fotos, facturas anteriores: el sistema procesa los adjuntos y construye con ellos un perfil de requisitos:
- Producto
- Contrachapado de abedul, 18 mm
- Formato / calidad
- 2440 × 1220 · BB/BB
- Volumen
- 2 contenedores / mes
- Destino / Incoterm
- Rotterdam · CIF
- Certificación
- FSC
- Comprobación
- ⚠ Falta el requisito de humedad — aclarar
Ofertas en minutos. Un único historial de acuerdos.
El sistema funciona con los datos de la propia empresa —productos, tarifas, condiciones de venta— y registra cada acuerdo con el cliente, por mucho que crezca la correspondencia.
Ofertas construidas con los materiales de la empresa
Las tarifas, los catálogos, las condiciones de venta y las plantillas de oferta se entregan una sola vez: el sistema construye con ellos la base de conocimiento de la empresa y la utiliza en cada oferta:
- Cliente
- ABC Trading
- Producto / volumen
- Producto X · 24 palés
- Precio
- X € / unidad · tarifa del 02 de agosto
- Incoterm / plazo de entrega
- FCA Amsterdam · 3 semanas
- Pago
- 30 % por adelantado / 70 % antes de la expedición
- El precio se toma de la tarifa vigente de la empresa, con la fecha de origen
- El sistema avisa: «la tarifa se actualizó hace 43 días — conviene verificarla»
- El volumen se contrasta con el último archivo de disponibilidad
- La oferta se traduce al idioma del cliente con la redacción adaptada
Memoria de la operación: control de las condiciones en la negociación
Peticiones de descuento, cambios de Incoterm, pago aplazado: el sistema registra cada cambio de condiciones y muestra siempre la última versión acordada:
- Incoterm
- FCA Amsterdam → CIF Jebel Ali solicitado
- Acordado
- CIF Jebel Ali
- Pago
- 100 % por adelantado → 60 días solicitados
- Acordado
- 30 % por adelantado / 70 % antes de la expedición
- Una correspondencia larga resumida en unos pocos párrafos
- Las preguntas del cliente sin responder quedan resaltadas
- Las discrepancias entre la oferta y la correspondencia se señalan
- Las negociaciones estancadas activan un recordatorio de seguimiento
Ejecución del pedido: estados, plazos y siguientes pasos
Producción, anticipo, embalaje, documentación, transporte: para cada pedido, EngageLayer Export mantiene una lista de control viva y determina el siguiente paso. Todo el pedido en una sola ficha.
La ficha del pedido: el cuadro completo en una pantalla
- Pedido confirmado
- Anticipo recibido
- Producción iniciada
- Pendiente el fin de producción
- Transporte sin reservar
- Juego de documentos de exportación incompleto
- 1Confirmar el fin de producción
- 2Solicitar el Packing List
- 3Contratar el transporte
- 4Reunir el juego de documentos de exportación
- 5Confirmar la fecha de expedición con el cliente
Los documentos se reconocen y se archivan solos
Cuando se sube una PO, una factura o un parte de producción, el sistema identifica el tipo de documento y el pedido al que pertenece:
- Control de plazos: avisos anticipados al gestor y a los departamentos implicados
- La PO se contrasta automáticamente con la oferta
- El resumen de dirección del pedido se genera en un clic
- La contabilidad se queda en el ERP: la ficha del pedido no duplica el registro contable
El juego de documentos de exportación, reunido y verificado antes de la expedición
El sistema determina el juego de documentos exigido para cada expedición concreta —por producto, país de destino, Incoterm y modo de transporte— y coteja los documentos línea a línea.
Una lista de control de documentos para esa expedición concreta
- Commercial Invoice
- Packing List
- Certificate of Origin
- Quality Certificate
- Bill of Lading· pendiente
- Insurance Certificate· pendiente
- Identifica el tipo de cada documento subido
- Muestra con antelación los documentos que faltan, no el día de la expedición
- Extrae los campos clave y coteja los documentos entre sí
- Comprueba el juego frente a las condiciones acordadas de la operación
- Controla las versiones: a la expedición va la vigente
Control automático de discrepancias
Logística: de la solicitud de flete al control de la entrega
El sistema construye la solicitud de flete con los datos de la operación y ayuda a comparar las ofertas de los transportistas; una vez expedida la mercancía, sigue la carga y avisa de las desviaciones con antelación.
Una solicitud de flete construida con los datos de la operación
- Ruta
- Amsterdam → Jebel Ali
- Carga
- 24 palés · 19.400 kg
- Fecha de disponibilidad
- 21 de agosto
- Incoterm
- CIF
- Requisitos especiales
- Ninguno
Comparación de ofertas de transportistas
| Transportista | Precio | Tránsito |
|---|---|---|
| Transportista A | 1.850 € | 26 días |
| Transportista B | 1.620 € | 31 días |
| Transportista C | 2.050 € | 24 días |
Comentario del sistema: «el transportista B es 230 € más barato, pero suma cinco días de tránsito». La decisión sobre el transportista la toma el gestor.
Control de la entrega: gestión de las desviaciones
No hace falta ningún seguimiento manual: el sistema avisa de las desviaciones:
- El sistema valora el impacto del retraso en los compromisos con el cliente
- El mensaje al cliente se prepara como borrador, en su idioma
- Las incidencias críticas se escalan de inmediato
- Todo el historial del envío queda guardado en la ficha de la operación
Cierre completo de la operación y gestión del pedido recurrente
La entrega no cierra la operación: POD, factura final, saldo pendiente, reclamaciones. Después del cierre empieza el trabajo del pedido recurrente, la principal fuente de beneficio en exportación.
Control del cierre: cobros, documentos y reclamaciones
- Entregado · POD recibido
- Factura emitida
- 18.400 € pendientes de cobro — recordatorio listo
- Documentación cerrada
- Pendiente la valoración del cliente
El pedido pasa a «cerrado» solo cuando los cobros y la documentación están resueltos.
- Casa las facturas emitidas con los cobros recibidos
- Genera los recordatorios de cobro pendiente, para el gestor y, si la empresa lo decide, para el cliente
- Detecta la documentación sin cerrar y las reclamaciones abiertas
- Compila el resumen de la operación: plazos, retrasos e incidencias detectadas
Gestión del ciclo de pedido recurrente
El sistema calcula el ciclo de pedido de cada cliente y señala las desviaciones: un cliente con un ciclo de 52 días que lleva 76 sin pedir es motivo para que el gestor actúe:
- Pedido medio
- 78.000 €
- Ciclo de recompra
- ≈ 52 días
- Última expedición
- hace 47 días
- Tendencia / pagos
- Al alza · paga a tiempo
- Señal
- Ventana de pedido ≈ 5 días — proponer seguimiento
- Una señal de recompra antes de perder al cliente
- Un borrador de oferta personalizada a partir del historial de compra
- La caída de actividad de un cliente se señala automáticamente
- El responsable del equipo ve la salud de toda la cartera de clientes
Arranque sin proyecto de implantación: la configuración la hace nuestro equipo
Sin sustituir el ERP, sin formaciones largas para el equipo y sin necesidad de IT. Para empezar bastan el correo y los archivos de trabajo de la empresa; del resto se ocupa el equipo de EngageLayer.
Cómo es el arranque
- 1Demo · 45 minutos
Un recorrido por el sistema con ejemplos parecidos a las operaciones de la empresa. Se acuerda el formato y el alcance del piloto.
- 2Entrega de materiales
Tarifas, catálogos, condiciones de venta y plantillas de oferta, en cualquier formato: Excel, PDF o exportaciones del ERP. Con ellos se construye la base de conocimiento de la empresa.
- 3Conexión del correo y de los canales
Las consultas entrantes empiezan a convertirse en fichas de lead y de operación. No hace falta que intervenga el departamento de IT.
- 4Piloto sobre operaciones reales
Los gestores llevan varias operaciones en vivo dentro del sistema. El equipo de EngageLayer acompaña el piloto y ajusta el sistema a los procesos de la empresa.
- 5Operación plena
El equipo trabaja en el sistema a diario. Drive / SharePoint, las exportaciones del ERP y las integraciones con transportistas se añaden según haga falta.
Seguridad y protección de datos
Los datos se almacenan y se tratan en la Unión Europea, conforme al RGPD.
Instancia dedicada: cada empresa tiene su propia base de datos y sus propios usuarios, con los datos aislados de los de otros clientes.
Acceso por roles e historial completo de acciones y decisiones. La IA funciona con el principio «propone la IA, aprueba una persona», en línea con el Reglamento de IA de la UE.
Resultados medibles en cada etapa de la operación
EngageLayer Export reduce el coste en horas de trabajo, evita errores documentales caros y sostiene la venta recurrente.
Preguntas frecuentes
Primeros pasos
¿Tenemos que sustituir nuestro ERP, nuestro CRM o nuestro correo?
No. EngageLayer Export funciona sobre los sistemas que ya tienen. Para empezar bastan el correo y los archivos —tarifas, catálogos y condiciones de venta—. La contabilidad, el stock y las fichas de cliente se quedan en los sistemas que hoy los guardan.
¿Cuánto se tarda en arrancar?
Las primeras consultas y ofertas se procesan a los pocos días de entregar los materiales. El piloto sobre operaciones reales dura unas semanas, con el acompañamiento de EngageLayer incluido. No hay ningún proyecto de implantación por parte de la empresa.
¿Qué tenemos que aportar para empezar?
Una o dos horas para entregar los materiales —tarifas, catálogos, condiciones de venta y plantillas de oferta, en cualquier formato— y el acceso al buzón de trabajo. La configuración, el entrenamiento del sistema con sus productos y el acompañamiento del piloto los hace el equipo de EngageLayer.
¿Hay que implicar a nuestro departamento de IT?
No. Conectar el correo y entregar los archivos no exige ningún desarrollo por su parte. Las integraciones con las exportaciones del ERP, con Drive / SharePoint y con los transportistas se añaden después, según haga falta, y las construye nuestro equipo, no el suyo.
¿Qué incluye el piloto?
Los gestores llevan varias operaciones en vivo dentro del sistema mientras el equipo de EngageLayer acompaña el piloto y lo ajusta a los procesos de la empresa. Nada cambia en sus sistemas actuales y no hay compromiso más allá del piloto.
Control y aprobaciones
¿El sistema puede enviar algo a un cliente sin aprobación?
No. El sistema prepara borradores y señala las incidencias; los correos los envía el gestor y los documentos críticos los aprueba la persona responsable. Cada acción queda registrada.
¿Qué pasa si la IA se equivoca en algo?
Cada valor muestra su origen, su fecha y el nivel de confianza del sistema, así que el error se ve antes de que llegue a importar. Nada relevante se envía sin revisión, y las correcciones de su equipo se aplican a la configuración durante el piloto y en el soporte posterior.
¿Qué decisiones siguen siendo siempre de las personas?
Precios y descuentos, elección de transportista, códigos arancelarios y documentos de aduanas, datos bancarios — y cualquier otra cosa que comprometa a la empresa frente a un cliente. El sistema prepara el trabajo; el compromiso lo asume una persona responsable.
¿Podemos ver por qué el sistema ha propuesto algo?
Sí. Cada recomendación lleva los datos con los que se construyó —el documento de origen, su fecha y un nivel de confianza— y el historial completo de acciones y decisiones queda disponible para control y auditoría.
Cómo funciona
¿Alguien tiene que dar de alta las operaciones a mano?
No. El sistema crea por su cuenta las fichas de lead y de operación a partir de los correos, los adjuntos y los documentos subidos, y las archiva en la operación que corresponde. De eso se trata: cero carga añadida para los gestores.
¿Qué formatos de documento entiende?
Excel, PDF, Word, escaneos y fotos de documentos, y exportaciones del ERP. Las listas de referencias, las especificaciones, los planos y las facturas anteriores se convierten en datos estructurados de requisitos y de la operación.
¿Sabrá manejar las particularidades de nuestros productos y de nuestras operaciones?
El sistema se configura con los materiales y las operaciones de la propia empresa: productos, condiciones, juegos de documentos y rutas. Por eso el arranque empieza con un piloto sobre operaciones reales y no con una demo genérica.
¿En qué idiomas trabaja?
El sistema lee las consultas y prepara los borradores en el idioma del cliente, y trabaja con su equipo en el de ustedes. Las ofertas y los mensajes al cliente se traducen con la redacción adaptada al mercado, no palabra por palabra.
¿Cómo conoce nuestros precios y nuestras condiciones?
Las tarifas, los catálogos, las condiciones de venta y las plantillas se entregan una sola vez y pasan a ser la base de conocimiento de la empresa. Cada oferta indica de qué tarifa y de qué fecha sale cada cifra, y el sistema avisa cuando una fuente parece desactualizada.
¿Y si nuestro ERP no tiene API?
Para empezar no es ningún problema: bastan el correo y los archivos. Las exportaciones del ERP, Drive / SharePoint y las integraciones con transportistas se añaden según haga falta; el espacio de trabajo no depende de una conexión en vivo con el ERP para ser útil.
Equipo e informes
¿Qué ve un director de ventas de exportación?
Toda la cartera en una sola vista: cada operación por etapa y por gestor, con los riesgos, los importes y los días en cada etapa a la vista — además de respuestas a demanda del tipo «todas las operaciones a la espera de documentos», sin pedir actualizaciones a los gestores.
¿Sirve para un solo gestor o para todo un equipo?
Para ambos. Cada gestor tiene su propia vista del día priorizada; la vista de equipo muestra todas las operaciones de todos los gestores. El acceso por roles controla quién ve y quién aprueba cada cosa.
¿Sustituye a los responsables de exportación?
No. Quita la carga operativa —reconstruir lo acordado, cotejar documentos, perseguir estados— para que los gestores dediquen su tiempo a los clientes y a la negociación. Las decisiones y las relaciones siguen siendo de las personas.
Seguridad y cumplimiento
¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos?
Alojamiento en la UE y cumplimiento del RGPD, un entorno dedicado —cada empresa tiene su propia base de datos y sus propios usuarios—, acceso por roles y un registro de auditoría completo de acciones y decisiones.
¿Quién puede acceder a nuestros datos?
Solo sus usuarios, con los roles que usted asigne. Cada empresa funciona en su propio entorno aislado y los datos nunca se comparten entre clientes.
¿Se utilizan nuestros datos para entrenar modelos de IA?
No. Sus documentos, sus operaciones y su correspondencia se usan únicamente para hacer funcionar el espacio de trabajo de su empresa. No se utilizan para entrenar modelos fundacionales.
¿Cómo encaja esto con el Reglamento de IA de la UE?
El sistema sigue el patrón de proponer y aprobar: la IA detecta, prepara y recomienda; las personas aprueban. La intervención de la IA se declara donde corresponde, y el historial completo de acciones respalda la rendición de cuentas.
Condiciones comerciales
¿Cuánto cuesta?
El precio de EngageLayer Export se acuerda con cada empresa después de la demo: depende del tamaño del equipo, del volumen de operaciones y de las integraciones incluidas. Primero va el piloto, para que la decisión se tome sobre sus propias operaciones y no sobre una diapositiva.
¿Cómo lo evaluamos?
Una demo de 30–45 minutos con ejemplos parecidos a sus operaciones y, después, un piloto sobre operaciones reales de exportación, sin tocar los sistemas actuales y sin compromiso. Escríbanos a hello@engagelayer.io.
Evalúelo sobre sus propias operaciones
Una demo de 30–45 minutos y un piloto sobre operaciones reales de exportación de la empresa, sin cambios en los sistemas actuales y sin compromisos.